Ако сега започвате собствен бизнес или вече имате такъв, един от основните въпроси, които трябва да се решат, е кой ще поеме и ще отговаря за отчетността, счетоводството, личен състав, труд и работна заплата и всички консултантски услуги свързани с тези дейности.
Възможните алтернативи пред фирмения мениджмънт са две, а може и три:
- Да наеме персонал и да формира отдел, който да се занимава със счетоводството на дружеството
- Да наеме специализирана външна фирма (счетоводна кантора), на която да повери счетоводството си.
- Третият вариант е нещо средно между първите два – имате служител с икономическо образование, който води само вътрешна отчетност и е връзката с външната фирма, която реално води счетоводството.
Да разгледаме първия вариант, при който избирате специалист или специалисти и го/ги назначавате във Вашето дружество.
Плюсове на собствен счетоводител
1.Най-важното предимство е, че това е Ваш служител, т.е. Ваш подчинен. Това следва от вида на договорните взаимоотношения между Вас – Вие, като управител на фирмата сте работодател на назначения от Вас счетоводител. Този вид взаимоотношения ви дава възможност да възлагате много работа за малко пари, или да изисквате от счетоводителя да върши непривични за длъжносттната му харектеристика дейности. И не на последно място ако не ви хареса неговата работа, винаги можете да го освободите.
3.Следващото предимство е, че Вашият счетоводител ще е тясно специализиран (още по-добре, ако вече сте намерили такъв с опит в предишни компании от Вашия бранш) и ще е много добър или най-добрия в бранша. Това е изключителен плюс.
Минуси
1. Обикновено най-добрите и най-опитните професионалисти са толкова скъпи, че в началото, ще Ви се стори притеснителна голяма заплата за т.нар. служител. Нормално е най-добрите да са и най-скъпи, но Вие едва ли ще очаквате, че привличайки този специалист, че той ще разчита на средна за страната заплата. Скъпо е, но си заслужава, стига да може да си го позволите.
2. Следващият минус е че добрият счетоводител няма да може да работи сам. Воденето на счетоводство на Вашия бизнес е свързано с много и най-различни, разнородни и отнемащи време дейности. Ако сте привлекли много добър и скъпо платен счетоводител, не очаквайте от него да ви води счетоводство, ТРЗ, деловодство и част от правните въпроси (пълномощни, договори и др.) – рано или късно или ще се разделите с него, или ще се наложи да си наемете още 1 или двама служители, които да вършат деловодната работа. Това е много добре, защото вече ще си имате собствено счетоводство, въпросът е дали ще можетеда си го позволите на този етап?
3. Следващият недостатък на тясно специализираният ви собствен счетоводител е, че той рядко ще може да Ви даде адекватни съвети за нови инвестиции или вложения в друга сфера. И това е нормално. Ако Вие имате добър старт в строителството и за Вас работи най-добрия счетоводител, но сте решили да се впуснете в ново начинание и да отделите средства и време за туристически и ресторантьорски бизнес, ще се окаже нямате най-добрия счетоводител. Истината е че няма специалисти които да разбират от всичко и Вашият служител ще направи всичко възможно да си върши работата, но вероятността да се откаже или да не се справи още на старта е по-голяма отколкото нуждата ви да наемете друг счетоводител.
Плюсове и минуси на външно счетоводство
Плюсове
1.Избирате и възлагате счетоводството си на кантора, без да имате какъвто и да било ангажимент за прекратяване на трудови договори и отношения от този тип както беше в горния случай. Тук това не е проблем по всяко време, тъй като работите с равнопоставена страна – Вие сте възложител, отсрещната страна е изпълнител.
2.Оптимизирате разходите си. Заплатата на „специалиста” със съпътстващите го редови счетоводители, плюс всички видове осигуровки, застраховки, обезщетения, майчинства, отпуски, болнични и други. Всяка счетоводна кантора ще върши тази работа с нужния персонал (от един, двама или трима оперативни счетоводители) без дори да знаете точно как се случва, тъй като технологията на разпределението на работата е друга. И всичко това ще Ви струва по-малко пари.
3.Имате гаранция за услугите, които заплащате. Разбира се това не важи за всички счетоводни кантори, но Вие може да проучите добре пазара и да се уверите в това преди да възложите счетоводството си.
4. Пестите много от ценното си време – фокусирате се върху основните дейности на бизнеса си, които Ви генерират доходи, респективно печалба.
5. Счетоводните кантори обслужват много клиенти с разнообразни дейности. И тъй като няма как да знаете какви въпроси и казуси могат да Ви се появят в бъдеще се оказва, че спестявате много пари за консултантски услуги.
Минуси
1.Няма да може да ползвате консултантската фирма за всякакви Ваши странични ангажименти (или за дейности, които не сте уговорили предварително) при това почти безплатно.
2.Консултантската фирма също е винаги на разположение, но не е толкова близо до Вас, като собствения счетоводител, въпреки че този минус е спорен, тъй като това е въпрос на договаряне от една страна и на организация в работата на фирмата Ви, от друга страна.
За счетоводството на една фирма съществува и трети вариант – комбинация от собствено счетоводство и външно счетоводство.
Това се прави от големи компании, като целите на мениджмънта или собствениците са основно две:
1.Сравняване и корекция при обработването на данните.
2.Вътрешно счетоводство (за вземане на конкретни решения и информираност) и данъчно (външно) счетоводство с представителство пред НАП, Агенции и институции – при ревизии, проверки и др.
В заключение: Като правило фирмите с малко персонал и с малък документооборот не е изгодно да поддържат счетоводител на щат. Но решението дали счетоводните операции да се обработват в компанията или извън нея е изцяло Ваше, както и последствията от това решение
Автор: Христина Миланова,
Старши експерт по Счетоводство и ТРЗ.
Магистър по Счетоводство и контрол.